Polityka Przechowywania Danych

Ostatnia aktualizacja: 8 marca 2025

Niniejsza Polityka Przechowywania Danych opisuje zasady, według których openwindo gromadzi, przechowuje i usuwa dane użytkowników w ramach świadczonych usług edukacyjnych online. Celem niniejszego dokumentu jest zapewnienie przejrzystości w zakresie zarządzania danymi oraz ochrona interesów osób korzystających z platformy.

1. Zakres stosowania

Niniejsza polityka dotyczy wszystkich danych osobowych i nieosobowych przetwarzanych przez openwindo w związku z korzystaniem z platformy, w tym danych rejestracyjnych, danych dotyczących aktywności edukacyjnej, danych komunikacyjnych oraz danych technicznych generowanych podczas sesji online.

2. Kategorie przechowywanych danych

2.1 Dane konta użytkownika

Dane niezbędne do założenia i utrzymania konta, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail oraz dane uwierzytelniające, są przechowywane przez cały okres aktywności konta. Po usunięciu konta dane te są trwale usuwane w ciągu 30 dni, chyba że obowiązujące przepisy prawa wymagają ich dłuższego przechowywania.

2.2 Dane dotyczące aktywności edukacyjnej

Informacje o ukończonych kursach, postępach w nauce, wynikach testów, uczestnictwie w sesjach grupowych i indywidualnych oraz materiałach edukacyjnych są przechowywane przez okres 3 lat od daty ostatniej aktywności użytkownika na platformie.

2.3 Dane komunikacyjne

Wiadomości wymieniane między użytkownikami a instruktorami, zapisy czatów z sesji oraz korespondencja z działem obsługi są przechowywane przez okres 2 lat od daty ich utworzenia.

2.4 Dane rozliczeniowe i transakcyjne

Dane dotyczące płatności, faktur i historii transakcji są przechowywane przez okres 7 lat od daty transakcji w celu spełnienia wymogów prawnych i podatkowych.

2.5 Dane techniczne i dzienniki systemowe

Dzienniki dostępu, adresy IP, dane o urządzeniach oraz informacje diagnostyczne są przechowywane przez okres 12 miesięcy od daty ich wygenerowania, a następnie automatycznie usuwane lub anonimizowane.

2.6 Pliki cookie i dane analityczne

Dane zbierane za pomocą plików cookie sesyjnych są usuwane po zakończeniu sesji przeglądarki. Dane z plików cookie trwałych i narzędzi analitycznych są przechowywane zgodnie z ustawieniami określonymi w polityce plików cookie, nie dłużej jednak niż 13 miesięcy.

3. Okresy przechowywania danych

Okresy przechowywania danych są ustalane na podstawie następujących kryteriów:

• Niezbędność danych do świadczenia usług objętych umową z użytkownikiem
• Wymogi wynikające z obowiązujących przepisów prawa
• Uzasadnione interesy biznesowe openwindo, takie jak zapobieganie nadużyciom i zapewnienie bezpieczeństwa platformy
• Zgoda użytkownika, jeśli stanowi podstawę przetwarzania

Po upływie określonego okresu przechowywania dane są trwale usuwane lub poddawane anonimizacji uniemożliwiającej identyfikację osoby, której dotyczą.

4. Wcześniejsze usunięcie danych

Użytkownik ma prawo wystąpić z wnioskiem o wcześniejsze usunięcie swoich danych. Wniosek taki zostanie rozpatrzony w ciągu 30 dni od jego otrzymania. Wcześniejsze usunięcie danych może nie być możliwe, jeżeli:

• Dane są niezbędne do realizacji umowy, której stroną jest użytkownik
• Obowiązujące przepisy prawa nakładają na openwindo obowiązek przechowywania danych przez określony czas
• Dane są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych

5. Kopie zapasowe i odzyskiwanie danych

Dane użytkowników mogą być przechowywane w kopiach zapasowych przez dodatkowy okres nieprzekraczający 90 dni po ich usunięciu z aktywnych systemów. Kopie zapasowe są tworzone wyłącznie w celu zapewnienia ciągłości działania usług i bezpieczeństwa danych. Po upływie tego okresu dane są trwale usuwane z systemów kopii zapasowych.

6. Bezpieczeństwo przechowywanych danych

Przez cały okres przechowywania dane użytkowników są chronione za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, w tym szyfrowania danych w spoczynku i podczas transmisji, kontroli dostępu opartej na zasadzie minimalnych uprawnień oraz regularnych audytów bezpieczeństwa. Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie upoważnieni pracownicy i podmioty przetwarzające, którzy są zobowiązani do zachowania poufności.

7. Przekazywanie danych podmiotom trzecim

W przypadku gdy dane użytkowników są przekazywane podmiotom przetwarzającym działającym na zlecenie openwindo, podmioty te są zobowiązane do stosowania okresów przechowywania danych nie dłuższych niż okresy określone w niniejszej polityce. Umowy zawierane z podmiotami przetwarzającymi zawierają stosowne postanowienia dotyczące usuwania danych po zakończeniu współpracy.

8. Prawa użytkownika

W zakresie przechowywania danych użytkownikowi przysługują następujące prawa:

• Prawo dostępu — użytkownik może uzyskać informacje o tym, jakie dane są przechowywane i przez jaki okres
• Prawo do sprostowania — użytkownik może żądać poprawienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych
• Prawo do usunięcia — użytkownik może żądać usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przepisami prawa
• Prawo do ograniczenia przetwarzania — użytkownik może żądać ograniczenia przetwarzania danych w określonych okolicznościach
• Prawo do przenoszenia danych — użytkownik może otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie

Wnioski dotyczące realizacji powyższych praw należy kierować na adres: contact@openwindo.sbs. Odpowiedź zostanie udzielona w terminie 30 dni od otrzymania wniosku.

9. Zmiany niniejszej polityki

openwindo zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Przechowywania Danych. O wszelkich istotnych zmianach użytkownicy zostaną powiadomieni za pośrednictwem poczty elektronicznej lub komunikatu wyświetlanego na platformie z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed wejściem zmian w życie. Dalsze korzystanie z platformy po wejściu zmian w życie oznacza akceptację zaktualizowanej polityki.

10. Kontakt

W przypadku pytań dotyczących przechowywania danych lub realizacji praw użytkownika prosimy o kontakt: